Las mejores aplicaciones de calendario para la mayoría de las personas son las gratuitas que ya tienen en sus dispositivos: Google Calendar, Apple Calendar y Microsoft Outlook. Elija la que se adapte a su cuenta de correo electrónico y teléfono, y luego agregue una herramienta especializada solo para cubrir una necesidad específica, como Fantastical para usuarios avanzados en dispositivos Apple, Calendly para programar citas, Notion Calendar para usuarios de Notion o Proton Calendar para proteger la privacidad.
Hemos creado CalendarBest, una herramienta para crear calendarios imprimibles, por lo que nos preocupamos por los calendarios, pero no vendemos ninguna aplicación de programación. CalendarBest no envía invitaciones ni recordatorios, por lo que no aparece en la lista. La última sección explica cómo un calendario impreso puede complementar estas aplicaciones.
¿Cuál es la mejor aplicación de calendario para la mayoría de las personas?
Para la programación diaria, la mejor aplicación es aquella en la que ya llegan las invitaciones de sus contactos. Los tres calendarios principales son gratuitos, se sincronizan en el teléfono y en la computadora, y leen las invitaciones estándar de cada uno.
Google Calendar: el mejor calendario gratuito para Android y la web
Google Calendar es gratuito con cualquier cuenta de Google y funciona en el navegador, en Android y en iOS. Es fácil configurar calendarios compartidos para un hogar o un equipo pequeño.
También incluye horarios de citas y una página de reserva sencilla que otros pueden usar para elegir un horario. Los planes de pago de Google Workspace ofrecen más opciones de reserva, pero la versión gratuita cubre las necesidades básicas.
Apple Calendar: el mejor para iPhone, iPad y Mac
Apple Calendar viene preinstalado en todos los iPhone, iPad y Mac y se sincroniza a través de iCloud. Puede agregar cuentas de Google, Exchange y otras cuentas CalDAV, por lo que funciona como una bandeja de entrada única para varios calendarios.
El inconveniente es Android: no existe una aplicación de Apple Calendar para este sistema operativo. Si alguien de su familia o equipo usa Android, Google Calendar es la opción compartida más sencilla.
Microsoft Outlook: el mejor para cuentas de trabajo y Microsoft 365
Outlook combina el correo electrónico y el calendario y es el predeterminado en la mayoría de las empresas que utilizan Microsoft 365. Funciona en la web, Windows, Mac, iOS y Android, y las cuentas personales de Outlook.com son gratuitas.
En el trabajo, sus herramientas de programación muestran los horarios disponibles y ocupados de los compañeros, lo que evita una serie de correos electrónicos. Las reuniones de Microsoft Teams se crean directamente desde el calendario.
¿Qué aplicaciones de calendario valen la pena pagar?
Pagar tiene sentido cuando un calendario gratuito te hace perder tiempo cada semana. Dos herramientas de pago resuelven problemas que las aplicaciones gratuitas solo abordan parcialmente.
Fantastical: la mejor aplicación de calendario de pago para dispositivos Apple
Fantastical, de Flexibits, funciona en Mac, iPhone, iPad y Apple Watch y se conecta a las cuentas de iCloud, Google y Exchange. Su característica más conocida es la entrada en lenguaje natural: escribe "almuerzo con Sam el viernes al mediodía" y crea el evento.
Una versión básica es gratuita, pero la mayoría de las funciones están disponibles a través de la suscripción Flexibits Premium. Vale la pena para las personas que crean muchos eventos al día en dispositivos Apple.
Calendly: la mejor opción para que otros programen reuniones
Calendly es una herramienta de programación más que un calendario completo. Compartes un enlace, las personas eligen un horario disponible y la reunión se añade a tu calendario de Google, Outlook o iCloud.
El plan gratuito permite un tipo de evento activo. Los planes de pago añaden más tipos de eventos, calendarios conectados adicionales y funciones de equipo, como la programación por turnos.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones de calendario para necesidades específicas?
Algunas aplicaciones se basan en una sola fortaleza. Por lo general, se integran con tu calendario de Google u Outlook en lugar de reemplazarlo.
Calendario de Notion: la mejor opción si trabajas con Notion
El Calendario de Notion comenzó como Cron y se renombró después de que Notion lo adquiriera. Es gratuito y muestra los eventos junto con las fechas de tus bases de datos de Notion, de modo que los plazos de los proyectos y las reuniones aparecen en una sola vista.
La página de productos de Notion enumera Google Calendar, Outlook y los calendarios de iCloud como cuentas compatibles. Lee y edita esos eventos, pero no los convierte en páginas de Notion.
Calendario de Proton: la mejor opción para la privacidad
El Calendario de Proton, de los creadores de Proton Mail, cifra los títulos, las descripciones, las ubicaciones y los participantes de los eventos en tu dispositivo antes de subirlos. Se incluye un plan gratuito con una cuenta de Proton.
La desventaja es la compatibilidad. La sincronización en vivo con otras aplicaciones de calendario es limitada, por lo que mover eventos a menudo implica importar y exportar archivos .ics.
Reclaim: la mejor opción para la programación automática de tiempo
Reclaim, adquirida por Dropbox en 2024, organiza las tareas, los hábitos y los momentos de concentración en los espacios libres de tu calendario y los reprograma cuando cambian las reuniones. Originalmente, era una herramienta para Google Calendar, así que asegúrate de que tu proveedor de calendario sea compatible antes de empezar a usarla.
¿Cómo se sincronizan las aplicaciones de calendario entre sí?
La mayoría de las aplicaciones de calendario comparten datos a través de tres estándares. Conocer cuál utilizas explica por qué algunos cambios se sincronizan al instante y otros nunca lo hacen.
- iCalendar (.ics) es el formato de archivo e invitación que la mayoría de las aplicaciones pueden leer. Un flujo .ics al que te has suscrito suele ser de solo lectura y se actualiza según el calendario del proveedor.
- CalDAV es un protocolo de sincronización bidireccional utilizado por iCloud y muchos otros servicios.
- Microsoft Exchange conecta Outlook y los calendarios de Microsoft 365, y la mayoría de las demás aplicaciones lo admiten.
Si un evento que has editado no aparece en otro lugar, probablemente estés viendo una suscripción en lugar de una cuenta sincronizada. Nuestra guía sobre aplicaciones de productividad que se sincronizan con tu calendario ofrece más detalles sobre la dirección de la sincronización para las aplicaciones de tareas y notas.
Cómo elegir la aplicación de calendario adecuada
Comienza con lo que ya utilizas y, a continuación, ve incorporando nuevas funciones de forma gradual.
- Adapta la aplicación a tu ecosistema: si utilizas una cuenta de Google y Android, elige Google Calendar; si utilizas dispositivos Apple, elige Apple Calendar; si utilizas Microsoft 365 en el trabajo, elige Outlook.
- Comprueba con quién compartes el calendario. Un calendario familiar o de equipo compartido debe funcionar en el teléfono de todos.
- Añade una herramienta de programación, como Calendly, solo si las personas ajenas a tu empresa suelen programar reuniones contigo.
- Paga por una aplicación premium solo después de que la versión gratuita te haya ralentizado durante unas semanas.
- Utiliza un único calendario principal. Cada calendario adicional que consultes manualmente es un lugar más donde puedes olvidarte de algo.
Cuándo utilizar un calendario impreso junto con una aplicación de calendario
Las aplicaciones de calendario son excelentes para los recordatorios y las invitaciones, pero solo muestran un día, una semana o un mes comprimido en la pantalla. Un calendario anual o mensual impreso en la pared muestra todo el plan de un vistazo, y nadie tiene que desbloquear un teléfono para verlo.
Este es el hueco que cubre CalendarBest. El creador de calendarios gratuito se ejecuta en tu navegador sin necesidad de una cuenta, te permite añadir eventos y notas con códigos de color y muestra los días festivos de 11 países, incluidos Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia.
Puedes exportar el mes actual, un año completo en 12 páginas que comienzan en cualquier mes, o todo el año en una sola página, en papel A4, Carta o A3. Si solo necesitas las fechas, el calendario imprimible para 2027 ya preparado muestra los días festivos, los números de semana ISO y los días laborables de cada mes.
Muchas personas utilizan ambas opciones: la aplicación para recibir alertas y la versión impresa para tener una visión general. Explicamos esta combinación en por qué un calendario de papel sigue siendo útil en el mundo digital, y nuestra guía sobre cómo imprimir un calendario en casa incluye información sobre el papel y la configuración de la impresora.
Preguntas frecuentes
Para la mayoría de las personas, la mejor opción es Google Calendar, ya que es gratuito, funciona en Android, iPhone y en la web, y facilita la gestión de calendarios compartidos. Si todas las personas con las que planeas utilizar dispositivos Apple, Apple Calendar es una opción gratuita igualmente buena.
Apple Calendar viene integrado y es gratuito, y también puede mostrar calendarios de Google y Exchange. Fantastical es la opción de pago más popular, principalmente por su función de introducción de eventos mediante lenguaje natural.
Apple Calendar, Fantastical y Notion Calendar pueden mostrar todos los calendarios de Google y Outlook en una sola vista. Las herramientas de programación, como Calendly, también se conectan a ambos.
No. CalendarBest es un creador de calendarios imprimibles gratuito que genera archivos PDF; no envía recordatorios ni invitaciones. La mayoría de las personas lo utilizan junto con una aplicación de calendario para imprimir una vista general del mes o del año.