Pianificazione settimanale: come creare un sistema basato sulla suddivisione del tempo.

La pianificazione settimanale consiste nel dedicare da 20 a 30 minuti una volta a settimana per decidere come organizzare i successivi sette giorni: gli impegni fissi, le tre priorità principali e i blocchi di tempo dedicati a essi. Un sistema di pianificazione settimanale prevede questa sessione, un breve controllo giornaliero e una revisione alla fine della settimana, ripetuti fino a quando non diventano un’abitudine.

Questa guida illustra come impostarlo, compresa la suddivisione del tempo, la tecnica su cui si basano la maggior parte dei piani settimanali. Un’osservazione importante: CalendarBest non offre un layout con una settimana per pagina. Pianifichiamo le settimane su una griglia mensile stampata, in cui ogni riga rappresenta una settimana, e spieghiamo esattamente come farlo di seguito.

Perché pianificare settimanalmente invece che quotidianamente?

Un giorno è troppo breve per valutare i compromessi. Se si pianifica solo la giornata, non è possibile capire se un incontro di martedì sottrae tempo alla scadenza di giovedì.

Una settimana è sufficientemente lunga per ottenere progressi reali su un progetto e abbastanza breve da poterla prevedere. Inoltre, offre un ritmo naturale: pianificare di domenica o lunedì, controllare ogni mattina, rivedere di venerdì.

Cos'è la pianificazione a blocchi di tempo?

La pianificazione a blocchi di tempo è una tecnica di gestione del tempo in cui si suddivide la giornata o la settimana in blocchi e si assegna a ciascun blocco un compito specifico o un tipo di lavoro. Invece di una lista di cose da fare che si spera di completare, il calendario mostra quando verrà svolto ciascun compito.

Trasforma un calendario da semplice registro di appuntamenti a un piano per il proprio lavoro. Poiché ogni blocco ha uno scopo specifico, scoraggia anche il multitasking e rende evidente quando una settimana è troppo piena di impegni.

In cosa differisce la pianificazione a blocchi di tempo dalla pianificazione a intervalli di tempo e dalla tecnica del Pomodoro?

I termini si sovrappongono. La pianificazione a blocchi di tempo riserva uno spazio nel calendario per un compito.

La pianificazione a intervalli di tempo fissa un limite di tempo preciso per completare il compito, una pratica che deriva dalla gestione dei progetti. La tecnica del Pomodoro si applica all'interno di un blocco, suddividendo l'attenzione in intervalli di 25 minuti con brevi pause.

È possibile combinare tutte e tre le tecniche: pianificare per martedì dalle 9:00 alle 11:00 il tempo dedicato alla scrittura, fissare un limite di tempo per la stesura della bozza e lavorare su di essa utilizzando la tecnica del Pomodoro.

Quali sono i tipi più comuni di blocchi di tempo?

• Blocchi di lavoro intenso: da 90 minuti a 3 ore di lavoro concentrato e impegnativo, idealmente nel momento della giornata in cui si è più energici.
• Blocchi di lavoro leggero: e-mail, attività amministrative e compiti veloci raggruppati in uno o due momenti della giornata.
• Blocchi di riunioni: riunioni programmate in determinati giorni o nel pomeriggio, in modo da non frammentare il resto della giornata.
• Blocchi di margine: tempo libero per gestire imprevisti e situazioni inattese.
• Giornate a tema: un'intera giornata dedicata a un'area specifica, ad esempio il lunedì per la pianificazione e il venerdì per la revisione.

Come si crea un sistema di pianificazione settimanale?

Costruiscilo seguendo questo ordine. Ogni fase richiede pochi minuti, non ore.

Elenca i tuoi impegni fissi

Inizia con ciò che non può essere modificato: riunioni, lezioni, appuntamenti, accompagnamento a scuola, turni di lavoro e scadenze inderogabili. Inseriscili prima nel calendario; sono lo scheletro della settimana.

Scegli tre priorità settimanali

Individua i tre risultati che renderebbero la settimana un successo. Ognuno di essi dovrebbe contribuire al raggiungimento di un obiettivo più ampio, come una sezione di una relazione che fa parte del progetto di questo trimestre. La nostra guida al calendario per la definizione degli obiettivi mostra come suddividere gli obiettivi annuali a questo livello.

Tre è un limite deliberato. La maggior parte delle persone sovrastima ciò che può essere fatto in una settimana e una lista breve costringe a fare una scelta onesta.

Dedica del tempo a ciascuna priorità

Assegna a ciascuna priorità uno o più blocchi di tempo dedicati al lavoro intenso, prima di riempire gli spazi rimanenti con altre attività. Etichettali chiaramente, ad esempio "Lavoro intenso dalle 9:00 alle 11:00: bozza del budget", in modo che lo scopo sia visibile a te e a chiunque consulti il tuo calendario.

Proteggi le tue ore migliori. Se riesci a concentrarti meglio al mattino, dedica le mattinate al lavoro intenso e rimanda le riunioni al pomeriggio.

Raggruppa le attività minori e lascia degli spazi

Raggruppa le e-mail, le telefonate e le attività amministrative in fasce orarie prestabilite, invece di distribuirle in modo casuale. Quindi, lascia da 15 a 30 minuti tra un impegno e l'altro e almeno un blocco di tempo libero al giorno per gestire eventuali imprevisti.

Una settimana pianificata al minuto fallirà la prima volta che qualcosa si protrarrà più del previsto.

Programma la revisione settimanale

La revisione settimanale è ciò che trasforma questo in un sistema, anziché in un piano isolato. È un'abitudine fondamentale del metodo Getting Things Done di David Allen e richiede dai 20 ai 30 minuti.

Inseriscila nel calendario come un impegno ricorrente, ad esempio il venerdì alle 16:00 o la domenica sera.

Cosa dovrebbe includere una revisione settimanale?

Poni le stesse domande ogni settimana:

• Ho portato a termine le mie tre priorità? In caso contrario, perché?
• Quali blocchi di tempo sono stati rispettati e quali sono stati modificati?
• Cosa viene rimandato alla settimana successiva?
• Quali sono gli impegni fissi in arrivo?
• Quali sono le tre priorità della prossima settimana?

Quindi, prima di chiudere il calendario, programma i blocchi di tempo per la prossima settimana. Dopo un mese di revisioni, conoscerai la tua reale capacità e i tuoi piani diventeranno più precisi.

Qual è una buona routine di pianificazione settimanale?

Una routine semplice che la maggior parte delle persone può seguire:

1. Domenica o lunedì (20-30 minuti): rivedi la settimana precedente, scegli tre priorità, programma i blocchi di tempo.
2. Ogni mattina (5 minuti): controlla i blocchi di tempo di oggi e apporta eventuali modifiche.
3. Venerdì pomeriggio (15 minuti): prendi nota di ciò che è stato fatto e di cosa viene rimandato alla settimana successiva.

Se un blocco di tempo viene costantemente interrotto, riducilo a ciò che puoi effettivamente proteggere. Un piano che segui è meglio di un piano ideale che abbandoni.

Errori comuni nella pianificazione settimanale

• Pianificare ogni ora. Senza un margine di tempo, un piccolo ritardo può compromettere l'intera giornata.
• Elencare le attività invece dei risultati. "Rispondere alle e-mail" è un'attività; "inviare la proposta" è un progresso.
• Omettere la revisione. Senza di essa, gli stessi problemi si ripresentano ogni settimana.
• Ignorare i livelli di energia. Le attività impegnative programmate nei momenti di minore energia tendono a essere rimandate.
• Dimenticare il riposo. Anche l'esercizio fisico, il tempo dedicato alla famiglia e le pause necessitano di essere programmati.

Come pianificare la settimana su un calendario mensile stampato

CalendarBest esporta calendari mensili e annuali, non pianificatori con una settimana per pagina. Una griglia mensile funziona comunque bene per la pianificazione settimanale, perché ogni riga rappresenta una settimana e si possono visualizzare insieme le successive quattro o cinque settimane.

Ecco come impostarlo nel costruttore di calendari:

1. Nelle impostazioni del calendario, impostare l'inizio della settimana sul lunedì e attivare l'opzione "Mostra numeri di settimana", in modo che ogni riga indichi la settimana ISO corrispondente.
2. Fare clic su una data per aggiungere ogni impegno fisso e ogni blocco di tempo ricorrente come evento, ad esempio "Lavoro intenso dalle 9 alle 11" o "Riunione di team", utilizzando un colore diverso per ogni tipo di blocco.
3. Aggiungere la revisione settimanale come evento nello stesso giorno di ogni settimana.
4. Esportare il mese corrente come PDF in formato A4 o Letter e tenerlo sulla scrivania.

Ogni evento viene aggiunto singolarmente, quindi questo metodo è più adatto per un numero limitato di blocchi per settimana. Per una pianificazione dettagliata ora per ora, conservare i dettagli nel calendario digitale e utilizzare il mese stampato per le priorità e le revisioni.

I nostri modelli di calendario settimanale presentano un design ad alto contrasto, appositamente studiato per questo tipo di utilizzo, settimana dopo settimana. Se desideri anche tenere traccia delle tue abitudini insieme alla tua pianificazione settimanale, consulta la nostra guida su come utilizzare un calendario per monitorare le abitudini.