Die wöchentliche Planung bedeutet, einmal pro Woche 20 bis 30 Minuten zu investieren, um zu entscheiden, wie die nächsten sieben Tage aussehen sollen: Ihre festen Termine, Ihre drei wichtigsten Prioritäten und die Zeitblöcke, die diese schützen. Ein wöchentliches Planungssystem besteht aus dieser Sitzung sowie einer kurzen täglichen Überprüfung und einer Zusammenfassung am Ende der Woche, die so lange wiederholt wird, bis sie zur Gewohnheit wird.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie dies einrichten, einschließlich der Zeitblockierung, der Technik, auf der die meisten wöchentlichen Pläne basieren. Eine ehrliche Anmerkung vorab: CalendarBest bietet kein Layout mit einer Woche pro Seite. Wir planen Wochen auf einem gedruckten Monatskalender, wobei jede Zeile eine Woche darstellt, und wir zeigen genau, wie das unten funktioniert.
Warum wöchentlich planen und nicht täglich?
Ein Tag ist zu kurz, um die Vor- und Nachteile zu erkennen. Wenn Sie nur den heutigen Tag planen, können Sie nicht beurteilen, ob ein Treffen am Dienstag die Zeit beansprucht, die für eine Frist am Donnerstag benötigt wird.
Eine Woche ist lang genug, um bei einem Projekt echte Fortschritte zu erzielen, und kurz genug, um dies vorherzusagen. Außerdem bietet sie Ihnen einen natürlichen Rhythmus: Planen Sie am Sonntag oder Montag, überprüfen Sie jeden Morgen und fassen Sie am Freitag zusammen.
Was ist Zeitblockplanung?
Zeitblockplanung ist eine Zeitmanagement-Technik, bei der Sie Ihren Tag oder Ihre Woche in Blöcke einteilen und jedem Block eine bestimmte Aufgabe oder eine bestimmte Art von Arbeit zuweisen. Anstatt einer To-Do-Liste, die Sie abarbeiten möchten, zeigt Ihr Kalender, wann jede einzelne Aufgabe erledigt werden soll.
Dadurch wird aus einem Kalender, der lediglich Termine festhält, ein Plan für Ihre eigene Arbeit. Da jeder Block einen bestimmten Zweck hat, wird auch Multitasking vermieden und es wird deutlich, wann eine Woche zu voll geplant ist.
Worin unterscheidet sich die Zeitblockplanung von der Zeitbox-Methode und der Pomodoro-Technik?
Die Begriffe überschneiden sich. Bei der Zeitblockplanung wird ein Zeitfenster im Kalender für eine Aufgabe reserviert.
Bei der Zeitbox-Methode wird eine feste Zeitbegrenzung für die Erledigung der Aufgabe festgelegt, eine Praxis, die aus dem Projektmanagement stammt. Die Pomodoro-Technik wird innerhalb eines Blocks angewendet, wobei die Konzentration in 25-minütige Intervalle mit kurzen Pausen unterteilt wird.
Sie können alle drei Methoden kombinieren: Planen Sie für Dienstag von 9 bis 11 Uhr Zeit für das Schreiben ein, legen Sie für den Entwurf eine Zeitbegrenzung in diesem Zeitfenster fest und arbeiten Sie ihn in Pomodoro-Einheiten ab.
Welche gängigen Arten von Zeitblöcken gibt es?
- Blöcke für konzentriertes Arbeiten: 90 Minuten bis 3 Stunden konzentrierter, anspruchsvoller Arbeit, idealerweise zu Ihrer produktivsten Zeit.
- Blöcke für weniger anspruchsvolle Aufgaben: E-Mails, administrative Aufgaben und schnelle Aufgaben, die in einem oder zwei Zeitfenstern pro Tag gebündelt werden.
- Besprechungsblöcke: Besprechungen, die an bestimmten Tagen oder nachmittags zusammengefasst werden, damit sie den Rest des Tages nicht unterbrechen.
- Pufferblöcke: freie Zeit für unerwartete Aufgaben und Ereignisse.
- Thementage: ein ganzer Tag für einen bestimmten Bereich, z. B. Montag für die Planung und Freitag für die Überprüfung.
Wie erstellen Sie ein wöchentliches Planungssystem?
Erstellen Sie es in dieser Reihenfolge. Jeder Schritt dauert nur wenige Minuten, nicht Stunden.
Listen Sie Ihre festen Termine auf
Beginnen Sie mit dem, was nicht verschoben werden kann: Besprechungen, Kurse, Termine, Schulzeiten, Schichten und feste Fristen. Tragen Sie diese zuerst in den Kalender ein; sie bilden das Grundgerüst der Woche.
Wählen Sie drei wöchentliche Prioritäten
Legen Sie die drei Ergebnisse fest, die die Woche zu einem Erfolg machen würden. Jede Priorität sollte zur Erreichung eines größeren Ziels beitragen, z. B. eines Abschnitts eines Berichts, der Teil des aktuellen Quartalsprojekts ist. Unser Leitfaden zur Zielsetzung im Kalender zeigt, wie Sie jährliche Ziele auf diese Ebene herunterbrechen können.
Drei ist eine bewusst festgelegte Grenze. Die meisten Menschen überschätzen, was in eine Woche passt, und eine kurze Liste zwingt zu einer ehrlichen Auswahl.
Planen Sie Zeit für jede Priorität ein
Geben Sie jeder Priorität einen oder mehrere Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten, bevor Sie andere Aufgaben einplanen. Beschriften Sie diese deutlich, z. B. „Konzentriertes Arbeiten von 9 bis 11 Uhr: Entwurf des Budgets“, damit der Zweck für Sie und alle, die Ihren Kalender einsehen, sichtbar ist.
Schützen Sie Ihre besten Arbeitszeiten. Wenn Sie morgens am besten arbeiten, reservieren Sie die Vormittage für konzentriertes Arbeiten und verschieben Sie Besprechungen auf den Nachmittag.
Fassen Sie kleinere Aufgaben zusammen und planen Sie Pufferzeiten ein
Fassen Sie E-Mails, Anrufe und administrative Aufgaben in festen Zeitblöcken zusammen, anstatt sie über den Tag zu verteilen. Planen Sie dann 15 bis 30 Minuten zwischen aufeinanderfolgenden Terminen ein und mindestens einen freien Zeitblock pro Tag für unerwartete Aufgaben.
Ein bis zur Minute geplanter Tag scheitert, sobald etwas länger dauert als erwartet.
Planen Sie die wöchentliche Überprüfung
Die wöchentliche Überprüfung ist das, was dieses Vorgehen zu einem System und nicht nur zu einem einmaligen Plan macht. Sie ist eine zentrale Gewohnheit in David Allens Getting Things Done-Methode und dauert 20 bis 30 Minuten.
Tragen Sie sie als wiederkehrende Aufgabe in Ihren Kalender ein, zum Beispiel jeden Freitag um 16:00 Uhr oder jeden Sonntagabend.
Was sollte eine wöchentliche Überprüfung beinhalten?
Stellen Sie jede Woche die gleichen Fragen:
- Habe ich meine drei wichtigsten Aufgaben erledigt? Wenn nicht, warum nicht?
- Welche Zeitblöcke haben sich bewährt, und welche wurden verschoben?
- Was wird auf nächste Woche übertragen?
- Welche festen Termine stehen an?
- Was sind die drei wichtigsten Aufgaben für nächste Woche?
Blocken Sie dann die Zeit für nächste Woche, bevor Sie den Kalender schließen. Nach einem Monat der Überprüfungen werden Sie Ihre tatsächliche Kapazität kennen, und Ihre Pläne werden genauer.
Was ist eine gute wöchentliche Planungsroutine?
Eine einfache Routine, die die meisten Menschen einhalten können:
- Sonntag oder Montag (20 bis 30 Minuten): Überprüfen Sie die letzte Woche, wählen Sie drei Prioritäten aus und blocken Sie Zeit.
- Jeden Morgen (5 Minuten): Überprüfen Sie die heutigen Zeitblöcke und passen Sie sie an neue Ereignisse an.
- Freitagnachmittag (15 Minuten): Notieren Sie, was erledigt wurde und was auf nächste Woche verschoben wird.
Wenn ein Zeitblock immer wieder gestört wird, reduzieren Sie ihn auf eine Größe, die Sie tatsächlich einhalten können. Ein Plan, den Sie befolgen, ist besser als ein idealer Plan, den Sie aufgeben.
Häufige Fehler bei der wöchentlichen Planung
- Jede Stunde planen. Ohne Puffer kann eine einzige Verzögerung den ganzen Tag ruinieren.
- Aufgaben statt Ergebnisse auflisten. „E-Mails beantworten“ ist eine Aktivität; „das Angebot versenden“ ist ein Fortschritt.
- Die Überprüfung auslassen. Ohne sie wiederholen sich die gleichen Probleme jede Woche.
- Die Energie vernachlässigen. Wenn anstrengende Arbeit zu einer Zeit geplant wird, in der Sie wenig Energie haben, wird sie wahrscheinlich verschoben.
- Die Erholung vergessen. Bewegung, Zeit mit der Familie und Pausen benötigen ebenfalls Zeitblöcke.
So planen Sie Ihre Woche in einem gedruckten Monatskalender
CalendarBest exportiert monatliche und jährliche Kalender, nicht Kalender, bei denen eine Woche pro Seite dargestellt wird. Ein monatliches Raster eignet sich jedoch immer noch gut für die wöchentliche Planung, da jede Zeile eine Woche darstellt und Sie die nächsten vier oder fünf Wochen zusammen sehen können.
So richten wir es im Kalender-Editor ein:
- Unter den Kalendereinstellungen stellen Sie ein, dass die Woche am Montag beginnt, und aktivieren Sie die Option „Wochennummern anzeigen“, damit jede Zeile ihre ISO-Wochennummer enthält.
- Klicken Sie auf ein Datum, um jede feste Verpflichtung und jeden wiederkehrenden Zeitblock als Ereignis hinzuzufügen, z. B. „Konzentriertes Arbeiten von 9 bis 11 Uhr“ oder „Team-Meeting“, wobei jeder Blocktyp eine eigene Farbe hat.
- Fügen Sie Ihre wöchentliche Überprüfung als Ereignis am selben Tag jeder Woche hinzu.
- Exportieren Sie den aktuellen Monat als PDF im Format A4 oder Letter und legen Sie ihn auf Ihren Schreibtisch.
Jedes Ereignis wird einzeln hinzugefügt, daher eignet sich dies am besten für eine überschaubare Anzahl von Blöcken pro Woche. Für eine stundenweise Planung sollten Sie die Details in Ihrem digitalen Kalender festhalten und den gedruckten Monat für Prioritäten und Überprüfungen verwenden.
Unsere wöchentlichen Kalendervorlagen sind kontrastreiche Designs, die speziell für die Verwendung im Wochenrhythmus entwickelt wurden. Wenn Sie zusätzlich zu Ihrem wöchentlichen Plan auch Ihre Gewohnheiten verfolgen möchten, lesen Sie unsere Anleitung zur Verwendung eines Kalenders zur Gewohnheitsverfolgung.
Häufig gestellte Fragen
Die Zeitblockmethode ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der Sie Ihren Tag oder Ihre Woche in Blöcke einteilen und jedem Block eine bestimmte Aufgabe oder eine bestimmte Art von Arbeit zuweisen. Ihr Kalender zeigt dann, wann jede einzelne Aufgabe erledigt wird, und nicht nur Ihre Termine.
Einmal pro Woche sollten Sie Ihre festen Termine auflisten, drei Prioritäten für die Woche auswählen und für jede Priorität Zeit einplanen. Fügen Sie außerdem eine kurze tägliche Überprüfung und eine wöchentliche Auswertung hinzu, um sicherzustellen, dass der Plan aktuell bleibt.
Etwa 20 bis 30 Minuten für die wöchentliche Sitzung, fünf Minuten jeden Morgen und etwa 15 Minuten für eine Überprüfung am Freitag.
Die Zeitblockierung reserviert einen bestimmten Zeitraum im Kalender für eine Aufgabe. Die Zeitbegrenzung legt eine feste Zeitspanne für die Erledigung der Aufgabe fest; dies ist eine Methode aus dem Projektmanagement, und beide Ansätze werden oft kombiniert.
Nein. CalendarBest exportiert monatliche und jährliche Kalender, aber keine Wochenplaner, bei denen jede Seite eine Woche umfasst. Sie können eine wöchentliche Planung in einem monatlichen Raster mit ISO-Wochennummern vornehmen, wobei jede Zeile eine Woche darstellt.